BAB 4 MANAJEMEN UMUM

BAB 4

MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

-           Arti dan fungsi manajemen

Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, namun pengertian itu mempunyai arti yang sama, perbedaan itu hanya terletak pada latar belakang keahlian masing-masing.

Berikut ini adalah  definisi tentang pengertian manajemen yang dikemukakan oleh Profesor Oei Liang Lee.

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima (5) fungsi, yaitu :

1.      Perencanaan,

2.      Pengorganisasian,

3.      Pengarahan,

4.      Pengkoordinasian, dan

5.      Pengawasan

-          Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah:

a.       Manajemen Puncak atau Manajemen eksekutif

Jenjang tertinggi adalah jenjang manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executive (CEO), dan pimpinan yang lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang produk baru, penggabungan (merger), dan pengeluaran saham.

b.      Manajemen Madya

Jenjang berikutnya adalah manajemen madya atau manajemen administrative, meliputi pimpinan pabrik dan atau manajemen divisi, yang mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c.       Manajemen Operasional

Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam paramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “ supervisor garis-pertama “ (first-line supervisor), yang mempunyai tanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

-          Gerakan Manajemen Ilmiah

Sebelum tahun 1880, pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor (1856-1915) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.

Beberapa tahun sebelum Taylor, Henry Fayol (1841-1945) telah menjadi manajer pada sebuah pertambangan batu bara di Perancis. Ia juga mempelajari manajemen, mencari teknik-teknik yang dapat meningkatkan produksi batu bara. Ia berusaha melakukan sesuatu seperti Taylor, mencari metode-metode yang lebih ilmiah.

Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkan berjudul The Principles of Scientific Manajement. Sebelum Taylor menjadi teknisi pimpinan di Midvale Steel Company, ia merintis kariernya dari sebagai buruh biasa. Taylor juga mempelopori penelitian tentang pengukuran waktu kerja. Menurut dia, pengolahan yang menghemat tenaga kerja atau produksi massa akan berkurang berarti jika pengelolaanya tidak dapat terus melakukan perbaikan atau penyempurnaan dari segi teknis. Penelitian dan buku dari Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapat dipelajari secara ilmiah oleh siapapun.

PERENCANAAN

-          Bentuk-bentuk perencanaan

Perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :

a.       Tujuan ( objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.      Kebijakan (Policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c.       Strategi

Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlunya diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi.

d.      Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini lebih menitik-beratkan pada suatu tindakan.

e.       Aturan (Rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.

f.        Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget) semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan.

-          Kegunaan Perencanaan

a.       Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang

Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah. Oleh karena itu, diperlukan adanya perencanaan. Walaupun demikian sering terjadi bahwa kejadian-kejadian di masa mendatang kurang sesuai atau timbul penyimpangan dari rencana semula.

b.      Mengarahkan Perhatian pada Tujuan

Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan denikian jelaslah bahwa perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut.

c.       Memperingan Biaya

Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

d.      Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

Hasil kerja yang telah tercapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan.

-          Pengambilan Keputusan

a.       Syarat Pengambilan Keputusan

-          Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.

-          Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.

-          Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatife sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.

-          Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatife yang paling baik.

b.      Alat Pengambilan Keputusan

-          Analisa Risiko

-          Pohon Keputusan (Decision Tree)

PENGORGANISASIAN

-          Pengertian

Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuannya ini merupakan sarana untuk mencaai tujuan yang telah ditetapkan. Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk : hubungan informal dan hubungan formal.

a.       Hubungan informal

Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi. Yang termasuk hubungan informal antara lain : hubungan-hubungan yang timbulnya tidak disengaja, hubungan-hubungan diluar tugas/pekerjaan, dan hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.

b.      Hubungan formal

Hubungan formal adalah bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukkan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada. Di dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu : tanggung jawab, wewenang, dan pertanggung jawaban.

-          Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi

Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut :

a.       Didasarkan pada Suatu Angka

Dasar penggolongan dengan menggunakan angka ini biasanya terdapat di bidang kemiliteran. Misalnya : divisi keempat (Kodam IV) Diponegoro, Resimen ketujuh puluh dua (Korem 072) Pamungkas, dan sebagainya

b.      Didasarkan pada Waktu

Dasar waktu untu mengadakan pengelompokan bisa dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas pabrik. Misalnya : jam kerja karyawan pabrik sehari adalah 8 jam (termasuk istirahat), maka shift pertama bekerja dari jam 07.00 sampai dengan jam 15.00, sedangkan shift kedua bekerja dimulai dari jam 15.00 sampai dengan jam 23.00 dan seterusnya.

c.       Didasarkan pada Fungsi Perusahaan

Misalnya, kegiatan-kegiatan dalam perusahaan dibagi kedalam tiga bagian yaitu, Bagian produksi, Bagian pemasaran (termasuk penjualan), dan Bagian keuangan.

d.      Didasarkan pada Luas Daerah Operasi

Sebuah perusahaan yang memiliki daerah operasi sangat luas, dapat mendirikan cabang-cabang dibeberapa daerah. Dengan demikian cabang perusahaan dapat menampung semua transaksi yang terjadi dan ada di daerahnya.

e.       Didasarkan pada Jenis Barang

Perusahaan-perusahaan seperti PT Astra yang membuat beberapa macam barang (sepeda motor Honda, mobil Honda Civic dan mesin foto copy Xerox) dapat mengelompokkan aktivitas dan tenaga kerjanya menurut macam barangnya. Karena masing-masing jenis barang mempunyai karakteristik yang berbeda-beda.

f.        Didasarkan pada Jenis Langganan

Langganan-langganan perusahaan dapat berupa : konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah dan atau perusahaan lain. Tidak selalu setiap perusahaan memiliki jenis langganan yang sama.

-          Karakteristik dalam Organisasi

Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai ciri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu :

a.       Keseimbangan dalam Organisasi

Keseimbangan dalam organisasi ini sangat penting mengingat adanya beberapa bagian didalamnya. Masing-masing bagian/fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.

b.      Fleksibel

Fleksibilitas merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi seperti : perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan formasi jabatan dan sebagainya. Perubahan-perubahan yang perlu disesuaikan lebih dahulu adalah perubahan yang terjadi dalam jangka pendek.

PENGARAHAN

-          Prinsip-prinsip Pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip Menengah Kepada Tujuan

Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri, artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari faktor-faktor lain seperti : perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak persis sama dengan tujuan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar.

c.       Prinsip Kesatuan Komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan. Maka pertentangan didalam instruksi dapat dikurangi, bilaman bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya, dan hanya ditunjukkan kepada satu pimpinan saja.

-          Cara-cara Pengarahan

Pada umumnya, untuk bekerja sebaaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip dimuka. Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :

1.      Orientasi

Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Informasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa antara lain : tugas itu sendiri, tugas lain yang ada hubungannya, ruang lingkup tugas, tujuan dari tugas, delegasi wewenang, cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja, hubungan antara masing-masing tenaga keja, dan sebagainya.

2.      Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahannya dapat berupa : perintah umum dan khusus, perintah lisan dan tertulis, perintah formal dan informal.

3.      Delegasi Wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimiliknya kepada bawahan. Sebagai contoh seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (Supplier). Dengan wewenang yang kurang jelas ia selalu akan menanyakan kepada pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.

-          Komunikasi

American Training Director memberikan definisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia-manusia secara serasi. Definisi dari Newman lain lagi. Ia mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan, pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Pertukaran tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk surat-surat, symbol atau kode. Sedangkan Kontz dan O’Donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya.

Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon, telegram, telex, radio, televisi, surat kabar, majalah dan sejenisnya.atau dapat pula dengan memakai merk, label, catalog, dan sebagainya. Dengan menggunakan sarana-sarana seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien. Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatiak beberapa prinsip berikut:

1.      Komunikasi Harus Jelas

2.      Prinsip Integras

3.      Prinsip Penggunaan Organisasi Informal

-          Motivasi

Perencanaan dan struktur organisasi yang baik belum menjamin bahwa tugas-tugas yang ditetapkan pasti dijalankan dengan lancer. Ini bergantung pada tanggung jawab dari pengawasan manajemen serta para pelaksananya. Bagi para pelaksana, untuk melaksanakan tugas-tugas dengan baik dipengaruhi oleh cara manajer dalam memberikan perintah. Misalnya dengan member dorongan dan motivasi agar mereka bersedia untuk bekerja dengan semangat tinggi. Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

a.       Motivasi positif

Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya: dengan memberikan promosi, memberikan insentif atau tambahan penghasilan, menciptakan kondisi tempat kerja yang baik agar mereka merasa aman tenteram dan jenak bekerja dan sebagainya.

b.      Motivasi negatif

Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa. Misalnya menakut-nakuti bawahannya dengan memberikan gambaran seolah-olah mereka akan kehilangan jabatan, diturunkan pangkatnya, dipotong gajinya, dan sebagainya.

PENGKOORDINASIAN

-          Prinsip-prinsip Koordinasi

Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :

a.       Prinsip Kontak Langsung

Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal. Dalam hubungan langsung tersebut dapat terjadi pertukaran gagasan, pendapat, harapan dan sebagainya.

b.      Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi

Kurang baiknya koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpangsiuran didalam organisasi. Oleh karena itu koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan. Jika suatu perencanaan sudah dilaksanakan, maka sulit untu menarik/mencabutnya kembali. Bilamana pencabutan tersebut berhasil dilakukan, ada kemungkinan bahwa tindakan itu dapat menimbulkan berbagai masalah.

c.       Hubungan Timbal Balik di antara Faktor-faktor yang Ada

Masing-masing individu yang bekerja bersama-sama dalam kondisi pekerjaan tertentu. Akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan yang lainnya. Orang-orang yang berada pada penelitian pasar misalnya akan dipengaruhi oleh orang-orang dari bagian penjualan, keuangan dan atau bagian produksi dan mereka juga akan mempengaruhi orang-orang yang bekerja pada bagian-bagian tersebut.

-          Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan harus didukung oleh fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Semua fungsi ini merupakan tanggung jawab dari manajer. Untu melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara yaitu:

a.       Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terleksananya koordinasi.

b.      Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

-          Pengertian

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Jadi, dengan pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Pengawasan perlu dilakukan dalam tiap tahap supaya mudah diadakan perbaikan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan.

-          Langkah-langkah Pengawasan

Pengawasa perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : menciptakan standard, Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard, Melakukan tindakan Koreksi

-          Syarat-syarat Pengawasan yang baik

Untuk melaksanakan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat yakni:

a.       Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas),

b.      Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera,

c.       Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan,

d.      Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang dugunakan

e.       Pengawasan harus luwes/fleksibel,

f.        Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi,

g.       Pengawasan harus ekonomis,

h.       Pengawasan harus mudah dimengerti, dan

i.         Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.