BAB 5 DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI

BAB 5
DISAIN DAN PERILAKU ORGANISASI
1. PENGERTIAN ORGANISASI
Lima belas tahun sebelum pasukan komando Israel berhasil membebaskan sandera di Entebbe (Uganda), suatu cara pengorganisasian telah dipusatkan pada tujuan-tujuan yang dramatis seperti pembebasan para sandera tersebut. Dalam tahun 1961 PresidenJohn F. Kennedy bulan sebelum akhir decade. Pada saat itu, belum ada orang yang mengetahui apakah bulan dapat didarati pesawat atu manusia, bahkan banyak ilmuwan percaya bahwa permukaan bulan itu berdebu halus yang mungkin dapat menggelincirkan pesawat pendarat. Jika semua misteri itu dapat diatasi dan tujuan dapat dicapai, maka tugas tersebut akan menjadi salah satu tantangan organisasional terbesar dalam sejarah.
Pada tanggal 20 juli 1969, austronot Neil Armstrong telah berhasil menjejakkan kakinya diluar bulan, hal ini menunjukkan kemampuan pengorganisasian yang luar biasa.

• Apakah yang Dimaksud dengan Organisasi
Menurut Boone dan Kurtz, organisasi didefinisikan sebagai berikut :
Organisasi adalah suatu proses tersusun yang orang-orangnya berinteraksi untuk mencapai tujuan. Manajer harus menyusun suatu struktur organisasi formal yang orang-orang serta sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan mencapai tujuan keseluruhan. Definisi organisasi mencakup tiga elemen pokok, yaitu : (1) interaksi manusia, (2) kegiatan mengarah pada tujuan, (3) struktur.


2. ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL
Organisasi Formal
Organisasi formal merupakan sistem tugas, hubungan wewenang, tanggung jawab, dan pertanggung jawaban yang dirancang oleh menajemen agar pekerjaan dapat dilakukan. Organisasi formal menawarkan bidang-bidang tetap (relative) yang masing-masing orag bekerja pada bidang tanggung jawabnya sendiri. Organisasi formal merupakan bagian yang dapat dilihat pada bagan organisasi. Sedangkan organisasi in formal tidak. Beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam penyusunan struktur organisasi formal yaitu :
1. Wewenang,
2. Tanggung jawab,
3. Pertanggung jawaban,
4. Delegasi, dan
5. Koordinasi

Organisasi Informal
Organisasi informal selalu ada dalam setiap organisasi, keberadaannya tidak direncanakan, terjadi atas dasar keakraban dan hubungan-hubungan baik menyangkut bidang pekerjaan ataupun tidak. Organisasi informal adalah suatu jaringan hubungan pribadi dan sosial yang mungkin tidak dilakukan atas dasar hubungan wewenang formal.
Komunikasi yang terjadi dalam organisasi informal berjalan dengan cepat dari mulut ke mulut. Sistem komunikasi ini disebut sistem tanaman rambat. Informasi yang disampaikan dapat berlebihan, kurang tepat, kurang terpercaya, atau dapat juga terpercaya. Dalam praktek, sistem seperti ini berlangsung membantu sistem komunikasi formal. Keduanya akan terjadi dan manajer selalu menghadapinya.
Dalam kelompok kerja terdapat tiga kategori karyawan, yaitu :
- Anggota-anggota kelompok dalam (inner group)
- Anggota-anggota kelompok pinggir (fringe group)
- Anggota-anggota kelompok luar (out group)
Organisasi informal tidak selalu menyebabkan jeleknya pelaksanaan kerja. Kadang-kadang organisasi informasi justru merupakan cara terbaik untuk memberi informasi yang diperlukan bagi pelaksanaan tugas.
Sentralisasi VS Desentralisasi
Istilah sentralisasi dan desntralisasi sering dipakai dalam manajemen. Persoalannya adalah, seberapa besar wewenang itu harus didelegasi oleh manajement ke seluruh organisasi ?

a. Organisasi yang Disentralisir
Sebuah perusahaan yang mengambil kebijakan menempatkan wewenang pengambilan keputusan utama dan pengendalian ditangan beberapa eksekutif puncak disebut organisasi manajemen yang disentralisir. Jadi, organisasi manajemen yang disentralisir merupakan sebuah sistem yang wewenang serta pengendaliannya dipegang di suatu pusat, biasanya eksekutif puncak.

b. Organisasi yang Didesentralisir
Manajemen yang didesentralisir merupakan suatu usaha sistematis untuk mendelegasi kepada jenjang bawah semua wewenang kecuali yang harus dilaksanakan pada jenjang tertinggi.

3. STRUKTUR ORGANISASI DAN PENYUSUNANNYA
Pembentukan Struktur Organisasi
Struktur organisasi formal didasarkan pada analisa dari tiga (3) elemen kunci setiap organisasi, yaitu :
1. Interaksi kemanusiaan
2. Kegiatan yang terarah ke tujuan
3. Struktur
Tujuan sebuah perusahaan adalah “ menyediakan barang yang berkualitas baik dengan harga bersaing kepada konsumen “ tidak dapat menjabarkan kondisi peralatan produksi yang harus diperiksa secara teratur dan diperbaiki jika terjadi kerusakan.
Organisasi Garis
a. Kebaikan Organisasi Garis
- Adanya kesatuan dalam pimpinan dan perintah
- Pimpinan dapat lebih cepat dalam mengambil keputusan, sebab tidak perlu membicarakannya dengan orang lain.
- Pimpinan dapat lebih cepat dalam memberikan perintah , sebab perintah tersebut dapat diberikan langsung pada bawahan.
- Menghemat biaya sebab pengawasan dari berbagai kegiatan hanya dilakukan oleh seorang saja.
b. Keburukan Organisasi Garis
- Sering terdapat birokrasi yang menghambat jalannya perusahaan.
- Tidak adanya spesialisasi menyebabkan tugas yang berat bagi para petugas sehingga kurang efisien.
- Kurangnya kerjasama diantara masing-masing bagian.
Organisasi Garis dan Staf
a. Kebaikan Organisasi Garis dan staf
- Pimpinan lebih leluasa dalam memberikan saran terhadap tugas khusus diluar bagiannya.
- Staf dapat membantu untuk mengatasi berbagai persoalan sehingga akan memperingan pekerjaan dan meningkatkan efisien kerja.
- Staf dapat mendidik para petugas.
- Adanya kesatuan dalam pimpinan sehingga menciptakan aliran kekuasaan dengan jelas.
b. Keburukan Organisasi Garis dan Staf
- Kadang-kadang staf tidak lagi member saran tetapi perintah, sehingga dapat menimbulkan pertentangan dengan manajer pada bagian yang bersangkutan.
- Dapat menimbulkan anggapan pada petugas untuk lebih percaya kepada staf dari pada atasannya.
- Staf dapat ikut disalahkan apabila saran yang diberikan tidak memperoleh hasil.
Organisasi Fungsional
a. Kebaikan Organisasi Fungsional
- Masing-masing fungsi dipegang oleh orang yang ahli dalam bidangnya, sehingga terdapat keserasian antara tugas dan keahlian.
- Tugas para manajer menjadi lebih ringan dengan adanya pembagian fungsi.
b. Keburukan Organisasi Fungsional
- Membingungkan para pekerja karena tidak ada kesatuan dalam pimpinan dan perintah.
- Tidak ada hubungan garis secara langsung dengan atasan.
- Kesulitan-kesulitan yang timbul tidak dapat secara cepat diatasi.
- Kurangnya koordinasi sering menimbulkan perselisihan di antara para manajer.
Organisasi Komite
Untuk membentuk komite haruslah memperhatikan syarat-syarat berikut ini :
1) Suasananya santai dan bersifat informal
2) Semua anggota komite ikut ambil bagian dalam membicarakan tugas-tugasnya
3) Komite mengetahui tentang tugas-tugas yang dibebankan kepadanya
4) Masing-masing anggota komite bersedia mendengarkan pendapat anggota yang lain.
5) Keputusan diambil secara consensus
6) Masing-masing anggota bebas mengemukakan pendapat
7) Ketua komite tidak mempunyai kekuasaan atas yang lain.

a. Kebaikan Komite
- Merupakan sebuah forum untuk saling bertukar pendapat di antara beberapa anggota
- Keputusan ditentukan bersama-sama sehingga dapat memberikan hasil yang lebih baik
- Menciptakan koordinasi yang lebih baik
- Meningkatkan pengawasan karena macam-macam komite tersebut dapat berhubungan langsung dengan para pelaksana.

b. Keburukan Komite
- Kesulitan dalam mempersiapkan pertemuan karena masing-masing anggota sibuk dengan pekerjaannya
- Keharusan untuk berkompromi
- Sering menimbulkan kesimpang-siuran dalam organisasi
- Tidak mempunyai kekuasaan untuk mendukung saran-saran yang diberikan

Organisasi Matrik
a. Kebaikan Organisasi Matrik
- Luwes
- Memberikan metode untuk memusatkan perhatian pada masalah-masalah utama yang spesifik atau persoalan-persoalan teknis yang unik
- Memberikan alat inovasi tanpa mengganggu struktur organisasi yang ada

b. Keburukan Organisasi Matrik
- Beberapa masalah dapat muncul karena pendekatan ini melanggar prinsip kesatuan perintah yang tradisional ( satu alasan untuk masing-masing individu )
- Manajer proyek dapat menjumpai kesulitan dalam mengembangkan tim terpadu dari orang-orang yang berasal dari bagian-bagian yang berbeda
- Konflik dapat muncul antara manjer proyek dengan manajer-manajer bagian lain.

BAB 4 MANAJEMEN UMUM

BAB 4

MANAJEMEN UMUM

PENGERTIAN MANAJEMEN

-           Arti dan fungsi manajemen

Definisi tentang manajemen yang dikemukakan oleh para ahli seperti Fayol, Terry, Taylor adalah berbeda-beda, namun pengertian itu mempunyai arti yang sama, perbedaan itu hanya terletak pada latar belakang keahlian masing-masing.

Berikut ini adalah  definisi tentang pengertian manajemen yang dikemukakan oleh Profesor Oei Liang Lee.

Manajemen adalah ilmu dan seni merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasikan serta mengawasi tenaga manusia dengan bantuan alat-alat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Dari definisi tentang manajemen tersebut, dapatlah diambil kesimpulan bahwa manajemen mempunyai lima (5) fungsi, yaitu :

1.      Perencanaan,

2.      Pengorganisasian,

3.      Pengarahan,

4.      Pengkoordinasian, dan

5.      Pengawasan

-          Jenjang Manajemen

Perusahaan-perusahaan besar biasanya mempunyai paling sedikit tiga jenjang manajemen. Ketiga jenjang tersebut adalah:

a.       Manajemen Puncak atau Manajemen eksekutif

Jenjang tertinggi adalah jenjang manajemen puncak, sering disebut manajer senior atau eksekutif kunci. Jenjang ini meliputi dewan direktur, direktur utama atau chief executive (CEO), dan pimpinan yang lain. Manajemen puncak ini bertugas menyusun rencana umum perusahaan dan mengambil keputusan-keputusan penting tentang produk baru, penggabungan (merger), dan pengeluaran saham.

b.      Manajemen Madya

Jenjang berikutnya adalah manajemen madya atau manajemen administrative, meliputi pimpinan pabrik dan atau manajemen divisi, yang mempunyai tanggung jawab dalam penyusunan rencana operasi yang melaksanakan rencana-rencana umum dari manajer puncak.

c.       Manajemen Operasional

Manajemen operasional ini merupakan jenjang terendah dalam paramida. Tugasnya menyangkut pelaksanaan rencana yang dibuat oleh para manajer madya. Manajer operasional sering disebut “ supervisor garis-pertama “ (first-line supervisor), yang mempunyai tanggung jawab melakukan supervisi kepada para karyawan yang mengerjakan kegiatan harian.

LATAR BELAKANG SEJARAH MANAJEMEN

-          Gerakan Manajemen Ilmiah

Sebelum tahun 1880, pengelolaan perusahaan pada umumnya dipandang suatu cara yang biasa, apa adanya, jika tidak dianggap suatu seni. Tetapi sekitar 1885, Frederick W, Taylor (1856-1915) merupakan salah seorang yang pertama kali mempelajari metode kerja.

Beberapa tahun sebelum Taylor, Henry Fayol (1841-1945) telah menjadi manajer pada sebuah pertambangan batu bara di Perancis. Ia juga mempelajari manajemen, mencari teknik-teknik yang dapat meningkatkan produksi batu bara. Ia berusaha melakukan sesuatu seperti Taylor, mencari metode-metode yang lebih ilmiah.

Sejak pemunculan bukunya tahun 1911, Taylor dikenal sebagai bapak dari gerakan manajemen ilmiah. Buku yang diterbitkan berjudul The Principles of Scientific Manajement. Sebelum Taylor menjadi teknisi pimpinan di Midvale Steel Company, ia merintis kariernya dari sebagai buruh biasa. Taylor juga mempelopori penelitian tentang pengukuran waktu kerja. Menurut dia, pengolahan yang menghemat tenaga kerja atau produksi massa akan berkurang berarti jika pengelolaanya tidak dapat terus melakukan perbaikan atau penyempurnaan dari segi teknis. Penelitian dan buku dari Taylor itu telah membuktikan bahwa manajemen dapat dipelajari secara ilmiah oleh siapapun.

PERENCANAAN

-          Bentuk-bentuk perencanaan

Perencanaan memiliki bentuk-bentuk sebagai berikut :

a.       Tujuan ( objective)

Tujuan merupakan suatu sasaran dimana kegiatan itu diarahkan, dan diusahakan untuk sedapat mungkin dicapai dalam jangka waktu tertentu.

b.      Kebijakan (Policy)

Kebijakan adalah suatu pernyataan atau pengertian untuk menyalurkan pikiran dalam mengambil keputusan terhadap tindakan-tindakan untuk mencapai tujuan.

c.       Strategi

Strategi merupakan tindakan penyesuaian dari rencana yang telah dibuat. Perlunya diadakan penyesuaian ini disebabkan oleh adanya berbagai macam reaksi.

d.      Prosedur

Prosedur merupakan rangkaian tindakan yang akan dilaksanakan untuk waktu mendatang. Jadi prosedur ini lebih menitik-beratkan pada suatu tindakan.

e.       Aturan (Rule)

Aturan adalah suatu tindakan yang spesifik dan merupakan bagian dari prosedur. Aturan-aturan yang saling berkaitan dapat dikelompokkan menjadi satu golongan, disebut prosedur.

f.        Program

Program merupakan campuran antara kebijakan prosedur, aturan dan pemberian tugas yang disertai dengan suatu anggaran (budget) semuanya ini akan menciptakan adanya tindakan.

-          Kegunaan Perencanaan

a.       Mengurangi Ketidakpastian serta Perubahan pada Waktu Mendatang

Waktu yang akan datang bersifat tidak statis, akan tetapi selalu bersifat dinamis dan berubah-ubah. Oleh karena itu, diperlukan adanya perencanaan. Walaupun demikian sering terjadi bahwa kejadian-kejadian di masa mendatang kurang sesuai atau timbul penyimpangan dari rencana semula.

b.      Mengarahkan Perhatian pada Tujuan

Perencanaan dibuat untuk digunakan sebagai penentu arah didalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Dengan denikian jelaslah bahwa perencanaan mempunyai fungsi untuk mengarahkan perhatian kepada tujuan tersebut.

c.       Memperingan Biaya

Dengan adanya perencanaan memungkinkan diadakan penghematan ongkos-ongkos, sebab semua kegiatan dapat dilakukan secara efisien dan efektif.

d.      Merupakan Sarana untuk Mengadakan Pengawasan

Hasil kerja yang telah tercapai oleh seseorang sulit untuk diukur keefektifannya tanpa adanya perencanaan.

-          Pengambilan Keputusan

a.       Syarat Pengambilan Keputusan

-          Harus berusaha untuk dapat mencapai suatu tujuan yang tidak terpenuhi tanpa melalui tindakan yang positif.

-          Harus dapat mengetahui dengan jelas tentang tujuan-tujuan manakah yang dapat dicapai beserta segala kekurangannya.

-          Harus mempunyai kemampuan untuk mengadakan analisis dan pernilaian berbagai alternatife sesuai dengan tuntutan-tuntutan untuk mencapai tujuan.

-          Harus bersikap optimis dan mempunyai kemauan yang kuat untuk memilih alternatife yang paling baik.

b.      Alat Pengambilan Keputusan

-          Analisa Risiko

-          Pohon Keputusan (Decision Tree)

PENGORGANISASIAN

-          Pengertian

Setiap organisasi memiliki tiga komponen pokok, yaitu : personalia, fungsi dan faktor-faktor fisik, yang kesemuannya ini merupakan sarana untuk mencaai tujuan yang telah ditetapkan. Hubungan-hubungan yang timbul di dalam organisasi dapat berbentuk : hubungan informal dan hubungan formal.

a.       Hubungan informal

Hubungan informal ini lebih banyak menyangkut hubungan manusiawi. Yang termasuk hubungan informal antara lain : hubungan-hubungan yang timbulnya tidak disengaja, hubungan-hubungan diluar tugas/pekerjaan, dan hubungan-hubungan lain yang bersifat tidak resmi.

b.      Hubungan formal

Hubungan formal adalah bentuk hubungan yang dilakukan dengan sengaja. Secara resmi, hubungan formal ini ditunjukkan di dalam bagan organisasi, pedoman organisasi atau deskripsi jabatan yang ada. Di dalam hubungan formal terdapat tiga hubungan dasar yaitu : tanggung jawab, wewenang, dan pertanggung jawaban.

-          Dasar-dasar Penggolongan Bagian Di Dalam Organisasi

Pengelompokkan menjadi bagian-bagian di dalam sebuah organisasi dapat didasarkan pada beberapa faktor berikut :

a.       Didasarkan pada Suatu Angka

Dasar penggolongan dengan menggunakan angka ini biasanya terdapat di bidang kemiliteran. Misalnya : divisi keempat (Kodam IV) Diponegoro, Resimen ketujuh puluh dua (Korem 072) Pamungkas, dan sebagainya

b.      Didasarkan pada Waktu

Dasar waktu untu mengadakan pengelompokan bisa dipakai dalam pelaksanaan tugas-tugas pabrik. Misalnya : jam kerja karyawan pabrik sehari adalah 8 jam (termasuk istirahat), maka shift pertama bekerja dari jam 07.00 sampai dengan jam 15.00, sedangkan shift kedua bekerja dimulai dari jam 15.00 sampai dengan jam 23.00 dan seterusnya.

c.       Didasarkan pada Fungsi Perusahaan

Misalnya, kegiatan-kegiatan dalam perusahaan dibagi kedalam tiga bagian yaitu, Bagian produksi, Bagian pemasaran (termasuk penjualan), dan Bagian keuangan.

d.      Didasarkan pada Luas Daerah Operasi

Sebuah perusahaan yang memiliki daerah operasi sangat luas, dapat mendirikan cabang-cabang dibeberapa daerah. Dengan demikian cabang perusahaan dapat menampung semua transaksi yang terjadi dan ada di daerahnya.

e.       Didasarkan pada Jenis Barang

Perusahaan-perusahaan seperti PT Astra yang membuat beberapa macam barang (sepeda motor Honda, mobil Honda Civic dan mesin foto copy Xerox) dapat mengelompokkan aktivitas dan tenaga kerjanya menurut macam barangnya. Karena masing-masing jenis barang mempunyai karakteristik yang berbeda-beda.

f.        Didasarkan pada Jenis Langganan

Langganan-langganan perusahaan dapat berupa : konsumen rumah tangga, pedagang, pemerintah dan atau perusahaan lain. Tidak selalu setiap perusahaan memiliki jenis langganan yang sama.

-          Karakteristik dalam Organisasi

Bentuk-bentuk struktur organisasi seperti garis, garis dan staf, fungsional serta komite mempunyai ciri-ciri yang berbeda. Namun demikian setiap bentuk struktur organisasi yang baik harus memiliki dua karakteristik dasar, yaitu :

a.       Keseimbangan dalam Organisasi

Keseimbangan dalam organisasi ini sangat penting mengingat adanya beberapa bagian didalamnya. Masing-masing bagian/fungsi dialokasikan modal dan tenaga kerja yang sesuai dengan sumbangannya terhadap pencapaian tujuan.

b.      Fleksibel

Fleksibilitas merupakan kemampuan dari struktur organisasi untuk menyesuaikan diri terhadap semua perubahan-perubahan yang terjadi seperti : perubahan kegiatan, perubahan jumlah karyawan, perubahan formasi jabatan dan sebagainya. Perubahan-perubahan yang perlu disesuaikan lebih dahulu adalah perubahan yang terjadi dalam jangka pendek.

PENGARAHAN

-          Prinsip-prinsip Pengarahan

Pengarahan merupakan aspek hubungan manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya secara efektif serta efisien untuk mencapai tujuan. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.       Prinsip Menengah Kepada Tujuan

Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri, artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari faktor-faktor lain seperti : perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.      Prinsip Keharmonisan Dengan Tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkin tidak persis sama dengan tujuan perusahaan. Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar.

c.       Prinsip Kesatuan Komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tanggung jawab para bawahan. Maka pertentangan didalam instruksi dapat dikurangi, bilaman bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya, dan hanya ditunjukkan kepada satu pimpinan saja.

-          Cara-cara Pengarahan

Pada umumnya, untuk bekerja sebaaik mungkin, dan diharapkan tidak menyimpang dari prinsip-prinsip dimuka. Adapun cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :

1.      Orientasi

Orientasi merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu agar supaya kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Informasi yang diberikan di dalam orientasi dapat berupa antara lain : tugas itu sendiri, tugas lain yang ada hubungannya, ruang lingkup tugas, tujuan dari tugas, delegasi wewenang, cara melaporkan dan cara mengukur prestasi kerja, hubungan antara masing-masing tenaga keja, dan sebagainya.

2.      Perintah

Perintah merupakan permintaan dari pimpinan kepada orang yang berada dibawahnya untuk melakukan atau mengulang suatu kegiatan tertentu pada keadaan tertentu. Adapun perintah yang diberikan kepada bawahannya dapat berupa : perintah umum dan khusus, perintah lisan dan tertulis, perintah formal dan informal.

3.      Delegasi Wewenang

Pendelegasian wewenang bersifat lebih umum jika dibandingkan dengan pemberian perintah. Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari wewenang yang dimiliknya kepada bawahan. Sebagai contoh seorang Kepala Bagian Pembelian mengadakan perjanjian pembelian dengan pihak penyedia (Supplier). Dengan wewenang yang kurang jelas ia selalu akan menanyakan kepada pimpinan, yang jawabannya belum tentu memuaskan. Hal ini dapat diatasi dengan membuat suatu bagan wewenang untuk menyetujui perjanjian.

-          Komunikasi

American Training Director memberikan definisi komunikasi sebagai pertukaran pikiran atau informasi agar supaya terdapat saling pengertian serta hubungan antar manusia-manusia secara serasi. Definisi dari Newman lain lagi. Ia mengemukakan bahwa komunikasi merupakan pertukaran fakta-fakta, gagasan, pendapat dan perasaan oleh dua orang atau lebih. Pertukaran tersebut dapat diwujudkan dalam bentuk surat-surat, symbol atau kode. Sedangkan Kontz dan O’Donell mengartikan komunikasi sebagai suatu pemindahan informasi antara orang yang satu dengan lainnya.

Untuk mengadakan komunikasi dapat digunakan sarana-sarana seperti telepon, telegram, telex, radio, televisi, surat kabar, majalah dan sejenisnya.atau dapat pula dengan memakai merk, label, catalog, dan sebagainya. Dengan menggunakan sarana-sarana seperti ini diharapkan komunikasi dapat lebih efektif dan efisien. Untuk maksud-maksud tersebut perlu memperhatiak beberapa prinsip berikut:

1.      Komunikasi Harus Jelas

2.      Prinsip Integras

3.      Prinsip Penggunaan Organisasi Informal

-          Motivasi

Perencanaan dan struktur organisasi yang baik belum menjamin bahwa tugas-tugas yang ditetapkan pasti dijalankan dengan lancer. Ini bergantung pada tanggung jawab dari pengawasan manajemen serta para pelaksananya. Bagi para pelaksana, untuk melaksanakan tugas-tugas dengan baik dipengaruhi oleh cara manajer dalam memberikan perintah. Misalnya dengan member dorongan dan motivasi agar mereka bersedia untuk bekerja dengan semangat tinggi. Motivasi mempunyai dua macam bentuk, yaitu motivasi positif dan motivasi negatif.

a.       Motivasi positif

Motivasi positif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara memberikan penambahan tingkat kepuasan tertentu, misalnya: dengan memberikan promosi, memberikan insentif atau tambahan penghasilan, menciptakan kondisi tempat kerja yang baik agar mereka merasa aman tenteram dan jenak bekerja dan sebagainya.

b.      Motivasi negatif

Motivasi negatif merupakan proses untuk mempengaruhi orang lain dengan cara menakut-nakuti atau mendorong seseorang untuk melakukan sesuatu secara terpaksa. Misalnya menakut-nakuti bawahannya dengan memberikan gambaran seolah-olah mereka akan kehilangan jabatan, diturunkan pangkatnya, dipotong gajinya, dan sebagainya.

PENGKOORDINASIAN

-          Prinsip-prinsip Koordinasi

Koordinasi antar bagian dan antar individu di dalam organisasi akan dapat tercapai bilamana diikuti dengan tiga prinsip berikut :

a.       Prinsip Kontak Langsung

Prinsip ini menyatakan bahwa koordinasi harus dicapai melalui hubungan antar manusia baik hubungan secara horizontal maupun vertikal. Dalam hubungan langsung tersebut dapat terjadi pertukaran gagasan, pendapat, harapan dan sebagainya.

b.      Prinsip Penekanan pada Pentingnya Koordinasi

Kurang baiknya koordinasi yang ada dapat menimbulkan kesimpangsiuran didalam organisasi. Oleh karena itu koordinasi perlu dilakukan sejak membuat perencanaan sampai melaksanakan kebijakan. Jika suatu perencanaan sudah dilaksanakan, maka sulit untu menarik/mencabutnya kembali. Bilamana pencabutan tersebut berhasil dilakukan, ada kemungkinan bahwa tindakan itu dapat menimbulkan berbagai masalah.

c.       Hubungan Timbal Balik di antara Faktor-faktor yang Ada

Masing-masing individu yang bekerja bersama-sama dalam kondisi pekerjaan tertentu. Akan saling memberikan pengaruh antara yang satu dengan yang lainnya. Orang-orang yang berada pada penelitian pasar misalnya akan dipengaruhi oleh orang-orang dari bagian penjualan, keuangan dan atau bagian produksi dan mereka juga akan mempengaruhi orang-orang yang bekerja pada bagian-bagian tersebut.

-          Pelaksanaan Fungsi Koordinasi

Fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, dan pengarahan harus didukung oleh fungsi pengkoordinasian dan pengawasan agar tujuan organisasi dapat tercapai. Semua fungsi ini merupakan tanggung jawab dari manajer. Untu melaksanakan fungsi koordinasi, manajer dapat menempuh dua cara yaitu:

a.       Menjamin bahwa kondisi lingkungan dapat membantu untuk memberikan fasilitas bagi terleksananya koordinasi.

b.      Memastikan apakah masing-masing individu sudah mengetahui prinsip-prinsip koordinasi.

PENGAWASAN

-          Pengertian

Pengawasan merupakan fungsi terakhir yang harus dilaksanakan dalam manajemen. Dengan pengawasan dapat diketahui tentang hasil yang telah dicapai. Cara yang dilakukan dalam pengawasan yaitu membandingkan segala sesuatu yang telah dijalankan dengan standard atau rencananya, serta melakukan perbaikan-perbaikan bilamana terjadi penyimpangan. Jadi, dengan pengawasan dapat mengukur seberapa jauh hasil yang telah dicapai sesuai dengan apa yang telah direncanakan. Pengawasan perlu dilakukan dalam tiap tahap supaya mudah diadakan perbaikan jika terjadi penyimpangan-penyimpangan.

-          Langkah-langkah Pengawasan

Pengawasa perlu dilakukan pada tahap demi tahap agar penyimpangan yang terjadi dapat segera diperbaiki. Langkah-langkah yang harus dilakukan adalah : menciptakan standard, Membandingkan kegiatan yang dilakukan dengan standard, Melakukan tindakan Koreksi

-          Syarat-syarat Pengawasan yang baik

Untuk melaksanakan pengawasan dengan baik, diperlukan beberapa syarat yakni:

a.       Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan (aktivitas),

b.      Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi dengan segera,

c.       Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan,

d.      Pengawasan harus obyektif, teliti dan sesuai dengan standard yang dugunakan

e.       Pengawasan harus luwes/fleksibel,

f.        Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi,

g.       Pengawasan harus ekonomis,

h.       Pengawasan harus mudah dimengerti, dan

i.         Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan/koreksi.

BAB 2 LINGKUNGAN PERUSAHAAN

BAB 2
LINGKUNGAN PERUSAHAAN

PENGARUH LINGKUNGAN TERHADAP PERUSAHAAN
Kondisi bisnis banyak berpengaruh pada kehidupan kita. Oleh karena itu perusahaan-perusahaan mempunyai beberapa tanggung jawab pada kehidupan dan kesejahteraan manusia. Sekarang, masyarakat menuntut kepada perusahaan-perusahaan untuk mengemban tanggung jawab seperti itu lebih besar dari sebelumnya.Lingkungan perusahaan dapat diartikan sebagai keseluruhan dari faktor-faktor ekstern yang mempengaruhi perusahaan baik organisasi maupun kegiatannya. Sedangkan arti lingkungan secara luas mencakup semua faktor ekstern yang mempengaruhi individu, perusahaan, dan masyarakat. Faktor-faktor yang mempengaruhi perusahaan tersbut adalah luas dan banyak ragamnya, termasuk aspek-aspek ekonomi, politik, sosial, etika-hukum, dan ekologi/fisik dan sebagainya masing-masing faktor saling menunjang dan saling mempengaruhi.
LINGKUNGAN FISIK, ENERGI DAN KONSERVASI
Dari masalah-masalah ekonomi dan sosial, salah satu masalah yang sangat sulit diatasi dan memerlukan biaya besar adalah yang berkaitan dengan lingkungan fisik. Dibeberapa kota di Indonesia, seperti Jakarta dan Surabaya sudah dirasakan semakin besarnya polusi udara dan air. Bahkan beberapa bagian di kota Yogyakarta yang tidak begitu besar dirasakan juga adanya pencemaran air tanah karena kondisi pemukiman yang melebihi kapasitas serta pembuangan limbah yang terlalu dekat dengan sumber air.
- Ekologi
Ekologi adalah suatu ilmu yang mempelajari hubungan antara manusia dengan lingkungannya.kualitas lingkungan kita sudah semakin menurun. Hal ini terutama disebabkan oleh kombinasi dari tiga faktor yaitu :
1. Semakin meningkatnya konsentrasi penduduk
2. Perkembangan teknologi baru
3. Semakin meningkatnya kemakmuran ekonomi
- Macam-macam Polusi
Polusi merupakan pengrusakan lingkungan alam dimana kita hidup dan bekerja. Air dan udara yang sebelumnya bersih, sekarang telah tercemar. Macam-macam jenis polusi berikut ini menjadi ancaman bagi lingkungan yang sehat.
1. Pencemaran Udara
2. Pencemaran Air
3. Pencemaran Sampah Awet

LINGKUNGAN PEREKONOMIAN DAN PERPAJAKAN
- Alasan-alasan bagi Meningkatnya Pengeluaran Pemerintah
Pemerintah membiayai pengeluarannya dari hasil pemungutan pajak. Alasan-alasan bagi pemerintah untuk menaikkan pajak adalah untuk membiayai pengeluaran yang semakin meningkat. Meningkatnya pengeluaran pemerintah ini merupakan suatu tendesi yang mungkin menyebabkan naiknya laju pertumbuhan urbanisasi. Pertambahan penduduk dan permintaan masyarakat, serta pengeluaran biaya untuk pertahanan Negara.
Adanya pertambahan penduduk dapat mengakibatkan pengeluaran pemerintah lebih besar. Pemerintah perlu menyediakan kebutuhan pokok mereka dengan usaha-usaha peningkatan produksi dalam negeri dan pengadaan impor dari luar negeri. Walaupun pemerintah sudah menekan laju pertumbuhan penduduk dengan program keluarga berencana (KB) nya. Tetapi pertumbuhan penduduk tetap berjalan.
- Penerimaan dan Pengeluaran Pemerintah
Tidak semua pajak yang dipungut oleh pemerintah ditunjukkan untuk meningkatkan penghasilan, terutama pajak-pajak yang dikenakan pada tempat-tempat perjudian, dan pajak impor untuk melindungi kegiatan usaha dalam negeri terhadap persaingan harga.
Ada beberapa macam pajak yang dikenakan oleh pemerintah, antara lain:
a. Pajak Tidak Langsung
Pajak Tidak langsung dapat dikenakan atas barang-barang seperti rokok, tembakau, minuman keras dan sebagainya, yang dibayar oleh importer, produsen dan pedagang besar. Pajak tersebut dinamakan pajak penjualan (PPn).
Macam pajak lain yang termasuk pajak tidak langsung adalah pajak penjualan impor, cukai, bea masuk, pajak ekspor, dan sebagainya.
b. Pajak Langsung
Pajak kekayaan adalah termasuk pajak langsung karena langsung dikenakan atau dipungut pada pembayaran pajak. Macam pajak lain yang dapat digolongkan sebagai pajak langsung ini adalah pajak pendapatan (PPd), pajak perseroan (PPs) dan pajak dividen.
Secara keseluruhan penerimaan pemerintah dapat diporeleh dari:
- Penerimaan dalam negeri, meliputi : pajak langsung, pajak tidak langsung, penerimaan minyak dan penerimaan bukan pajak.
- Penerimaan pembangunan, meliputi : bantuan program dan bantuan proyek.
Sedangkan seluruh pengeluaran pemerintah dapat dikelompokkan kedalam:
- Pengeluaran rutin, antara lain berupa : belanja pegawai, belanja barang, subsidi daerah otonom, bunga dan cicilan utang serta pengeluaran lain.
- Pengeluaran pembangunan
Pembiayaan pembangunan sektoral yang antara lain meliputi sector-sektor pertanian dan pengairan, industri dan pertambangan, tenaga listrik, perhubungan dan pariwisata, pendidikan dan kebudayaan, agama dan kepercayaan terhadap Tuhan Yang Maha Esa.
LINGKUNGAN HUKUM
Kebiasaan-kebiasaan, tradisi, peraturan-peraturan, konstitusi dan keputusan-keputusan suatu lembaga merupakan sumber dari sistem hukum yang berlaku. Manajer perusahaan harus mengambil kebijaksanaan yang tidak bertentangan dengan hukum yang berlaku. Disamping itu juga perlu mempertimbangkan besarnya keuntungan yang akan didapat dan resiko yang akan dihadapinya.
Hukum yang ada di Indonesia dapat dikelompokkan ke dalam :
1. Hukum publik mengatur masalah-masalah yang menyangkut kepentingan dan keamanan umum. Aturan-aturan hukum yang dapat dimasukkan sebagai hukum publik ini adalah hukum tatanegara, hukum tatausaha, dan hukum pidana
2. Hukum privat merupakan hukum yang mengatur tentang hal-hal yang berhubungan dengan kepentingan seseorang dan kelompok-kelompok dalam masyarakat. Yang termasuk ke dalam hukum privat adalah hukum perdata dan hukum dagang.
LINGKUNGAN PEMERINTAH
- Perhatian Pemerintah Terhadap Kegiatan Usaha
a. Bantuan di Bidang Transportasi
Co : Sepenuhnya dikuasai pemerintah yang diatur oleh Perusahaan Jawatan Kereta Api (PJKA), Garuda Indonesia Airways (GIA) di sektor angkutan udara, Pelayaran Nasional Indonesia (PELNI) di sektor angkutan laut, dan (DAMRI) di sektor angkutan darat.
B. Bantuan pada Perusahaan-Perusahaan Kecil
Bantuan finansial : Bantuan semacam ini diwujudkan dalam bentuk kredit. Kredit dalam investasi kecil, kredit modal kerja permanen, dan kredit candak kulak dengan tingkat bunga yang rendah.
Bantuan pemberian kontrak : Bantuan yang berupa jasa maupun pembelian hasil produksi secara langsung dapat mendorong kegiatan pemasarannya.
Bantuan teknik dan manajemen : Bantuan semacam ini umumnya diberikan kepada koperasi-koperasi dengan tujuan untuk menggiatkan usaha-usaha para anggota koperasi secara bersama-sama dan merata.
C. Bantuan di Bidang Komunikasi
Bidang komunikasi yang meliputi kegiatan-kegiatan siaran radio, televisi, telephon, dan sebagainya hampir seluruhnya dikuasai dan diatur oleh pemerintah. Bidang komunikasi ini juga didukung dengan usaha-usaha pengembangan ruang angkasa seperti penggunaan satelit. Usaha-usaha semacam ini sangat mendorong majunya usaha dibidang komunikasi.

LINGKUNGAN INTERNASIONAL
- Neraca Pembayaran Nasional

Keadaan perekonomian internasional beberapa Negara ditunjukkan dalam neraca pembayarannya. Neraca pembayaran ini menggambarkan transaksi-transaksi internasional, yaitu jumlah utang Negara X kepada Negara Y dan jumlah utang Negara Y kepada Negara X. Neraca pembayaran tersebut adalah neraca perdagangan. Jika suatu Negara mengekspor barang-barang melebihi impornya, keadaan seperti ini menunjukkan neraca perdagangan yang menguntungkan. Jika impor lebih besar dari ekspornya, maka keadaan neraca perdagangan tidak menguntungkan

- Perusahaan-perushaan multinasional
(Multinational Corporation)

Perusahaan-perusahaan Multinasional kebanyakan berasal dari Negara-negara Eropa, Amerika dan jepang. Pasar yang dikuasainya meliputi beberapa Negara selain negaranya sendiri. Misalnya, Perusahaan-perusahaan di jepang seperti : Toyota, Mitsubishi, dan sebagainya. Mereka memperluas pasarnya ke Negara-negara lain dengan tujuan untuk menampung kelebihan hasil produksinya di atas kebutuhan untuk konsumsi dalam negeri.

- Kegiatan-kegiatan Multinasional

Perusahaan-perusahaan Multinasional bertujuan memasarkan barang hasil produksinya tidak hanya ke satu Negara saja, tetapi juga kenegara-negara lain. Perusahaan-perusahaan Multinasional beroperasi disuatu Negara untuk mengembangkan pasarnya secara ekonomis dan berusaha memanfaatkan keadaan politik yang menguntungkan.
Dewasa ini di Indonesia sudah terdapat banyak perusahaan Multinasional yang terus meningkatkan operasinya. Misalnya : coca-cola, Toyota, Sharp, Mitsubhisi, Oliveti, FNCB, dan sebagainnya.




- Ciri-ciri Perusahaan Multinasional

PBB dalam laporan tahunan 1973 mendefinisikan perusahaan Multinasional sebagai suatu perusahaan yang kegiatan pokoknya meliputi usaha-usaha pengolahan/manufaktur atau pemberian jasa dalam sedikitnya dua Negara.
Dengan definisi ini maka Perusahaan Multinasional merupakan sumber dari penanaman modal asing langsung dan jumlahnya merupakan ukuran kegiatan perusahaan itu. Sebagian besar dari penanam modal asing di Negara-negara sedang berkembang diusahakan dibidang sumber daya alam, sisanya dibidang pengolahan, perdagangan, prasarana, transport, perbankan, turisme dan jasa-jasa lainnya.

- Kebaikan dan Keburukan Perusahaan Multinasional

a. Kebaikan perusahaan Multinasional
- Menambah devisa Negara melalui penanam modal di bidang ekspor.
- Mengurangi kebutuhan devisa untuk impor di sektor industri
- Menambah kesempatan kerja dengan membuka lapangan kerja baru
- Memodernisir industri
- Meningkatkan taraf hidup karyawan dengan memberikan gaji lebih tinggi
- Menambah pendapatan berupa pajak dan royalty dari perusahaan-perusahaan tersebut.
- Meningkatkan kemampuan dan keterampilan tenaga kerjanya.
- Menambah arus barang karena meningkatnya produksi nasional yang didukung oleh perusahaan tersebut
- Ikut mendukung pembangunan nasional
- Memeperluas pasar faktor-faktor produksi dalam negeri, seperti : bahan baku, tenaga kerja, dan sebagainya

b. Keburukan perusahaan Multinasional
- Makin banyaknya perusahaan Multinasional yang didirikan dapat mempengaruhi kekuasaan ekonomi Negara.
- Keuntungan yang akan dialihkan ke luar negeri kepada pemegang sahamnya
- Penyusutan/depresiasi, dalam praktek sering digunakan untuk menyembunyikan keuntungan-keuntungan agar tidak terkena pajak.
- Kebutuhan akan bahan baku dan barang modal harus didatangkan dari Luar Negeri yang dalam pelaksanaanya pemerintah harus menyediakan fasilitasnya
- Dapat merusak kehidupan politik dan ekonomi Negara.
- Mecari keuntungan yang sebesar-besarnya dengan memperbesar modal merupakan motif perusahaan-perusahaan.

- Lembaga-lembaga yang membantu perdagangan Internasional
a. Export and Import Commissian House
b. Merchant Exporters and Importers
c. Manufacturer’s Export Agents
d. Export and Import Brokers

- Perkembangan Import dan Ekspor Indonesia
Setiap tahun sejak tahun 1969 keadaan ekspor di Indonesia secara keseluruhan mengalami perkembangan yang positif dalam nilai dollar. Tetapi mulai periode 1981/1982 keadaan ekspor ini mulai mengalami fluktuasi. Pada dasarnya barang-barang yang diekspor dapat digolongkan ke dalam dua kelompok, yakni barang-barang selain migas dan migas (minyak dan gas bumi ).
Barang-barang yang termasuk bukan minyak dikelompokkan lagi menjadi :
a. Golongan barang utam, terdiri atas : kayu, karet, timah, minyak kelapa sawit, kopi, tembakau, the, dan biji kelapa sawit.
b. Golongan barang lain, terdiri atas : lada, bungkil kopra, kopra, bahan makanan, barang tambang, hewan beserta hasilnya, dan lain-lain.
Sedangkan impor yang dilakukan oleh Indonesia selama ini meliputi 3 (tiga) macam golongan barang yakni :
a. Barang konsumsi : beras, tepung terigu, tekstil, dan lain sebagainya
b. Bahan baku dan penolong : cengkeh, bahan kimia, hasil dan preparat kimia, bahan cat, pupuk, kertas, benang tenun, cambric, dan shirting, bahan bangunan dan lain sebagainya.
c. Barang modal : mesin-mesin, generator listrik, alat telekomunikasi, dan lain sebagainya

Selain ketiga golongan barang tersebut, Indonesia juga mengimpor minyak dan gas untuk konsumsi di dalam negeri.